Повернутися до звичайного режиму

НАКАЗ "Про затверження номенклатури справ та призначення відповідального за ведення обліку шкільної документації"
НАКАЗ "Про затвердження Інструкції з діловодства у закладі освіти"

ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ Масевицького ліцею Рокитнівської селищної ради

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Наказу Міністерстваюстиції України10.02.2012 № 232/5 «Про затвердження Типового Положенняпро архівний підрозділ органу державної влади,органу місцевого самоврядування, державногоі комунального підприємства, установи та організації» (із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції№ 400/5 від 07.03.2013, № 692/5 від 25.04.2014 та № 75/5 від 09.01.2015, №309/5 від 03.02.2016) Масевицької ЗОШ І-Ш ступенів (далі – школа) створює архівний підрозділ (далі - архів) для зберігання архівних документів, що нагромадилися за час її діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Функції щодо ведення архіву покладаються на ХОМЕНЮК Надію Василівну, секретар-друкарку. (далі - особа, відповідальна за архів).

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів, яке розробляється на підставі Типового положення.

4. Особа, відповідальна за архів працює відповідно до річного плану, який затверджує директор ліцею.

5. Коло службових обов’язків особи, відповідальної за архів визначається посадовими інструкціями, які затверджує директор ліцею.

6. Основними завданнями архіву є:

приймання від працівників ліцею та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів працівниками ліцею;

участь у складанні та зведеної номенклатури справ ліцею, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії ліцею проектів описів справ, тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу) та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників ліцею які відповідають за роботу з документами

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

вимагати від працівників ліцею передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати працівникам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

давати працівникам ліцею рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

запитувати від працівників ліцею відомості, необхідні для роботи;

інформувати директора ліцею про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в ліцеї, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Відповідальним за архів ліцею призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

Обов’язки відповідального за архів покладаються наказом ліцею.

Порядок взаємодії архіву з іншими працівниками відділу визначається директором ліцею.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені у ліцеї, та документи з кадрових питань (особового складу);

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені відділом або одержані нею на законних підставах;

фонди особового походження працівників ліцею, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву відділу;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані від працівників ліцею до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву ліцею у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву відділу одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи передаються до архіву ліцею відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.


Номенклатура
Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітка
01— Організація системи управління
01-01 Установчі документи (статут закладу, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, довідка з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України тощо) До ліквідації організації ст. 30, 31
01-02 Закони України, Укази Президента, постанови та розпорядження Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, накази Міністерства освіти і науки України з питань освіти Доки не мене потреба ст. 1 б, 2 б, 3 б
01-03 Накази директора з основної діяльності До ліквідації організації ст. 16 а
01-04 Журнал реєстрації наказів з основної діяльності До ліквідації організації ст. 121 а
01-05 Колективний договір До ліквідації організації ст. 395 а
01-06 Правила внутрішнього розпорядку 1 рік1 ст. 397 1Після заміни новими
01-07 Протоколи засідань педагогічної ради 10 років ст. 14 а
01-08 Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради 3 роки ст. 122
01-09 Протоколи загальних зборів (конференції) трудового колективу До ліквідації організації ст. 12 а
01-10 Журнал реєстрації протоколів загальних зборів (конференції) колективу 3 роки ст. 122
01-11 Стратегія розвитку закладу освіти До ліквідації закладу, ст.149
01-12 План роботи закладу освіти 5 років ст. 157 а
01-13 Паспорт закладу 1 рік ст. 541
01-15 Документи (акти, доповідні записки, довідки) комплексних перевірок організації з основних (профільних) питань діяльності організації 10 років ст.76 а
01-16 Журнал реєстрації звернень (пропозиції, заяви і скарги) громадян 5 років ст. 124
01-17 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду 5 років ст. 82
01-18 Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію 5 років ст. 124
01-19 Журнал обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій (контрольно-візитаційний журнал) 5 років ст. 86
01-20 Журнал реєстрації вхідних документів 3 роки ст. 122
01-21 Журнал реєстрації вихідних документів 3 роки ст. 122
01-22 Журнал реєстрації внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів 3 роки ст. 122
01-23 Журнали реєстрації прийому громадян 3 роки ст. 125
01-24 Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном До ліквідації закладу ст. 87
01-25 Навчальний план закладу освіти До заміни новим
02— Організація системи шкільної освіти
02-01 Накази директора з руху учнів 15 років
02-02 Журнал реєстрації наказів з руху учнів 15 років
02-03 Документи (заяви, доповідні, довідки тощо) щодо руху учнів 5 років ст. 44 б
02-04 Особові справи учнів 3 роки1 ст. 494 б 1Після закінчення або вибуття
02-05 Алфавітна книга запису учнів 10 років1 ст. 525 є 1За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ— 75р.
02-06 Освітні програми закладу До заміни новими ст. 553
02-07 Статистичні звіти з питань загальної середньої освіти (форми № ЗНЗ-1, № 83-РВК) 1 рік ст. 302
02-08 Документи (положення, аналітичні огляди, довідки, доповіді) з внутрішнього забезпечення якості освіти в закладі 5 років ст. 44, 577 б
02-09 Розклад навчальних занять, додаткових занять з предметів, факультативів, спецкурсів, курсів за вибором учнів та графіки роботи до них Доки не мине потреба
02-10 Протоколи засідань комісій про результати державної підсумкової атестації учнів та документи (учнівські роботи) атестації 3 роки ст. 567-а
02-11 Класні журнали (І-ІV та V-ХІ (XII) класів) 5 років ст. 590
02-12 Журнали обліку навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні 5 років ст. 590
02-13 Журнали планування та обліку роботи гуртка 5 років ст. 590
02-14 Журнал факультативних, додаткових занять та консультацій 5 років ст. 590
02-15 Журнал групи подовженого дня 5 років ст. 590
02-16 Журнал обліку пропущених і замінених уроків 5 років ст. 590
02-17 Книга обліку і видачі атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, Срібних і Золотих медалей 75 років ст. 531 а
02-18 Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту 75 років ст. 531 а
02-19 Книги обліку та видачі похвальних листів «За високі досягнення у навчанні» та похвальних грамот «За особливі досягнення у вивченні окремих предметів» 10 років
02-20 Правила, положення, рекомендації зінклюзивного навчання До заміни новими, ст. 20-б
02-21 Документи (заяви батьків, висновки інклюзивно-ресурсного центру тощо) щодо організації інклюзивного навчання 5 р., ст. 44-б
02-22 Індивідуальна програма розвитку дитини (дітей) До заміни новою, ст. 553-б
02-23 План роботи асистента вчителя 3 р., ст. 556
02-24 Журнал спостережень розвитку учнів зособливими освітніми потребами 5 р., ст. 557
02-25 Журнал обліку корекційно-розвиткової роботи 5 р., ст. 557
02-26 Книга реєстації видачі довідок 3р., ст.122
03— Виховна діяльність та охорона дитинства
03-01 Соціальний паспорт До заміни новим
03-02 Документи (соціальні паспорти, банк даних, акти обстежень житлово-побутових умов проживання, облікові картки тощо) дітей, які потребують соціального захисту 5 років ст. 303
03-03 Документи (довідки, звіти, інформації тощо) для роботи з учнями, які проживають у сім’ях, що опинилися в складних життєвих умовах 5 років ст. 538 б
03-04 Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей 5 років ст. 44 б, ст. 303
03-05 Правила, положення, регла-менти, інструкції, що стосую-ться роботи соціально-психо-логічної служби До заміни новими, ст.20б
03-06 Плани роботи соціального пе-дагога та практичного пси-холога 1р., ст. 161
03-07 Документи (протоколи педаго-гічної діагностики, соціально-педагогічної діагностики, акти) консультативної роботи з учнями/вихованцями 5р., ст. 562
03-08 Журнал реєстрації індиві-дуальних та групових психологічних консультацій 1р., ст. 634
03-09 Журнал реєстрації індивідуальних та групових соціально-педагогічних консультацій 1р., ст. 634
03-10 Журнали щоденного обліку роботи соціального педагога, практичного психолога 5р., ст. 630
03-11 Документи (плани, акти, звіти, довідки, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, схильними до правопорушень, профілактики злочинності 5 років ст. 44 б, 303
03-12 Документи (копії наказів, плани заходів, інформації тощо) щодо запобігання та протидії булінгу (цькуванню) 5 років ст. 44 б, 303
03-13 Документи (повідомлення, доповідні та пояснювальні записки, копії наказів, акти, рекомендації тощо) щодо фактів булінгу (цькуванню) та їх розгляд 5 років ст. 44 б, 303
03-14 Журнал реєстрації висновків комісії щодо фактів булінгу (цькуванню) 5 років ст. 44б, 303
04— Охорона праці, безпека життєдіяльності, пожежна безпека та цивільний захист
04-01 Документи (акти, висновки, протоколи, заяви, листи - пояснення) з розслідування нещасних випадків 10 років ст. 455
04-02 Журнали реєстрації первинного, позапланового та цільового інструктажів з безпеки життєдіяльності здобувачів освіти 10 років1 ст. 481 1Після закінчення журналу
04-03 Журнал реєстрації осіб, що потерпіли від нещасних випадків 45 років1 ст. 477 1Після закінчення журналу
04-04 Документи (копії наказів, плани, звіти, інформації тощо) щодо основних заходів з цивільного захисту 5 років ст. 1192
04-05 Журнал протоколів перевірки знань з питань охорони праці
04-06 Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та пожежної безпеки 10 років1 ст. 481 1Після закінчення журналу
04-07 Акти перевірок, акти-дозволи, приписи з безпеки життєдіяльності, протипожежної та техногенної безпеки, охорони праці документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання 5 років ст. 434, 437, 451
04-08 Інструкції з охорони праці, пожежної безпеки, безпеки життєдіяльності 5 років
04-09 Журнали реєстрації та обліку видачі інструкцій з охорони праці, пожежної безпеки, безпеки життєдіяльності 10 років1 ст. 481, 482 1Після закінчення журналу
04-10 Документи з охорони праці, пожежної безпеки 5 років ст. 436
04-11 Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань техногенної безпеки 5 років ст. 436
04-12 Журнал реєстрації посвідчень про функціональне навчання у сфері цивільного захисту і пожежної безпеки 5 років ст. 436
04-13 Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці 5 років ст. 436
05— Адміністративно-господарська діяльність
05-01 Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року 5 років
05-02 Документи (звіти, інформації, журнал) щодо споживання електроенергії, опалення, водопостачання, обліку енергоносіїв 5 років ст. 1877, 1886,121 в
05-03 Інвентарні списки основних засобів навчання, матеріальних активів, малоцінного майна 3 роки ст. 599
05-04 Акти інвентаризації матеріальних активів, малоцінного майна, основних засобів 3 роки ст. 345
05-05 Акти приходу інвентарю, матеріальних цінностей 3 роки ст. 3363, 1013
05-06 Інвентарні книги бібліотечного фонду До ліквідації бібліотеки ст. 805
05-07 Документи з питань публічних закупівень. 10 років
05-08 Журнал реєстрації договорів 5 років
05-09 Журнал реєстрації протоколів 5 років
06— Кадрові питання
06-01 Накази керівника з кадрових питань тривалого зберігання 75 років ст. 16 б
06-02 Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання 75 років ст. 121 б
06-03 Накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням) 5 років ст. 16 б
06-04 Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тимчасового строку зберігання 5 років ст. 121 в
06-05 Накази директора з адміністративно-господарських питань 5 років ст. 16-в
06-06 Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань 5 років ст. 121 в
06-07 Штатний розпис 75 років ст. 37 а
06-08 Тарифікаційні списки 25 років ст. 415
06-09 Посадові та робочі інструкції працівників 5 років ст. 43
06-10 Журнал реєстрації видачі посадових та робочих інструкцій працівникам 5 років ст. 43
06-11 Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників 75 роківст.493 в
06-12 Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них 50 років ст. 530 а
06-13 Документи (журнали обліку, картотеки, списки, звіти, списки військовозобов’язаних і призовників, картотеки, картки обліку військовозо­бов’язаних і призовників, ) з питань ведення обліку військовозобов’язаних і призовників з числа працівників 1 рік ст. 669
06-14 Протоколи засідань атестаційної комісії 10 років ст. 14 а
06-15 Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії 3 роки ст. 122
06-16 Журнал реєстрації видачі атестаційних листів 3 роки ст. 122
06-17 Перспективний план атестації та підвищення кваліфікації педагогічних кадрів 5 років ст. 537
06-18 Журнал реєстрації свідоцтв про підвищення кваліфікації педагогічних працівників
07 – Медичне обслуговування
07-01 Журнал обліку профілактич-них щеплень учнів/вихованців 3р., ст.745
07-02 Журнал реєстрації медичної допомоги, яка надається на заняттях фізичної культури і спортивних заходах 3р., ст.704
07-03 Амбулаторний журнал 3р., ст.745
07-04 Журнал обліку проходження медичного огляду працівни-ками ліцею 3р., ст.745
07-05 Документи (плани, довідки, картки, списки) про періодичні медичні огляди учнів/вихованців 3р., ст.707
07-06 Журнал реєстрації вимірювання артеріального тиску. 3р., ст.745
07-07 Журнал реєстрації огляду на педикульоз. 3р., ст.745
07-08 Журнал реєстрації інфекційних захворювань. 3р., ст.745
07-09 Медична картка дитини 5 років ст. 722-а
07-10 Журнал медичного контролю за уроками фізкультури 5 років ст. 722-а
08 - Бухгалтерія
08-01 Кошториси з бюджету,розрахунки до них 10 років Ст.193-а
08-02 Річний бухгалтерський звіт До ліквідації організації Ст.311-б
08-03 Квартальний бухгалтерський звіт 3 роки Ст.311 в
08-04 Місячний бухгалтерський звіт 1 рік Ст.311-г
08-05 Квартальні звіти до податкової інспекції До ліквідації організації Ст.311-в
08-06 Річні статистичні звіти з основного виду діяльності центру (ф1-ПВ, 4-МТП,11-ЄР,№2-інвестиції) До ліквідації організації
08-07 Квартальні статистичні звіти з основного виду діяльності центру (ф1-ПВ,№1-послуги,№2-інвестиції) 3 роки Ст 302-г
08-08 Місячні статистичні звіти з основного виду діяльності центру (ф1-ПВ, 4-МТП) 1 рік ст.302-г
08-09 Звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообовязкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообовязкове соціальне страхування (персоніфікований облік) 75 років ст.678
08-10 Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи,ордери, повідомлення банків і переказні вимоги,виписки банків, корінці квитанцій, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти,тощо) 3 роки Ст.336
08-11 Головна книга 3 роки ст.351
08-12 Журнали - меморіальні ордери 3 роки ст.351
08-13 Оборотні відомості 3 роки ст.351
08-14 Інвентарні картки 3 роки ст.351
08-15 Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентаризаційні списки, акти, порівнювальні відомості) про інвентаризацію основних засобів, матеріальних цінностей тощо 3 р. ст. 345
08-16 Документи (протоколи, акти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів До ліквідації організації Ст.343
08-17 Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, оплату листків непрацездатності з фонду соцстрахування, ПФУ 3 роки ст. 320
08-18 Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунками з організаціями 3 роки ст. 324
08-19 Господарські договори 3 роки ст. 330
08-20 Табель обліку використання робочого часу 1 рік ст.408
08-21 Особові рахунки по зарабітній платі 75 років ст. 317-а
08-22 Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності 5 років ст. 341
08-23 Картки аналітичного обліку 3 роки ст. 352-г
08-24 Номенклатура справ фінансово-бухгалтерської роботи 3 роки ст. 112-в
09— Архів
09-01 Зведена номенклатура справ закладу 5 р. після заміни новою та за умови складення зведених описів справ ст. 112 а
09-02 Описи справ тривалого зберігання (понад 10 років) 3 роки ст. 137б
09-03 Описи справ з особового складу 3 роки ст. 137
09-04 Протоколи засідань експертної комісії 10 років ст. 14 а
09-05 Акти про вилучення документів для знищення, про невиправні пошкодження документів До ліквідації організації ст. 130
Секретар ліцею ______________ (підпис) Надія ХОМЕНЮК
___ ____________ 20___ року
Кiлькiсть переглядiв: 232