НАКАЗ "Про затверження номенклатури справ та призначення відповідального за ведення обліку шкільної документації"
НАКАЗ "Про затвердження Інструкції з діловодства у закладі освіти"
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ Масевицького ліцею Рокитнівської селищної ради
1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Наказу Міністерстваюстиції України10.02.2012 № 232/5 «Про затвердження Типового Положенняпро архівний підрозділ органу державної влади,органу місцевого самоврядування, державногоі комунального підприємства, установи та організації» (із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції№ 400/5 від 07.03.2013, № 692/5 від 25.04.2014 та № 75/5 від 09.01.2015, №309/5 від 03.02.2016) Масевицької ЗОШ І-Ш ступенів (далі – школа) створює архівний підрозділ (далі - архів) для зберігання архівних документів, що нагромадилися за час її діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Функції щодо ведення архіву покладаються на ХОМЕНЮК Надію Василівну, секретар-друкарку. (далі - особа, відповідальна за архів).
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів, яке розробляється на підставі Типового положення.
4. Особа, відповідальна за архів працює відповідно до річного плану, який затверджує директор ліцею.
5. Коло службових обов’язків особи, відповідальної за архів визначається посадовими інструкціями, які затверджує директор ліцею.
6. Основними завданнями архіву є:
приймання від працівників ліцею та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів працівниками ліцею;
участь у складанні та зведеної номенклатури справ ліцею, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії ліцею проектів описів справ, тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу) та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників ліцею які відповідають за роботу з документами
7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
вимагати від працівників ліцею передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати працівникам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
давати працівникам ліцею рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
запитувати від працівників ліцею відомості, необхідні для роботи;
інформувати директора ліцею про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в ліцеї, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
8. Відповідальним за архів ліцею призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.
Обов’язки відповідального за архів покладаються наказом ліцею.
Порядок взаємодії архіву з іншими працівниками відділу визначається директором ліцею.
Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.
9. До складу документів архіву входять:
документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені у ліцеї, та документи з кадрових питань (особового складу);
науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені відділом або одержані нею на законних підставах;
фонди особового походження працівників ліцею, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву відділу;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві окремо.
10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані від працівників ліцею до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Науково-технічна документація передається до архіву ліцею у порядку, встановленому державними стандартами України.
Аудіовізуальні документи передаються до архіву відділу одразу після завершення їх виробництва.
Електронні документи передаються до архіву ліцею відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.
Номенклатура
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка | ||||
01— Організація системи управління | ||||||||
01-01 | Установчі документи (статут закладу, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, довідка з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України тощо) | До ліквідації організації ст. 30, 31 | ||||||
01-02 | Закони України, Укази Президента, постанови та розпорядження Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, накази Міністерства освіти і науки України з питань освіти | Доки не мене потреба ст. 1 б, 2 б, 3 б | ||||||
01-03 | Накази директора з основної діяльності | До ліквідації організації ст. 16 а | ||||||
01-04 | Журнал реєстрації наказів з основної діяльності | До ліквідації організації ст. 121 а | ||||||
01-05 | Колективний договір | До ліквідації організації ст. 395 а | ||||||
01-06 | Правила внутрішнього розпорядку | 1 рік1 ст. 397 | 1Після заміни новими | |||||
01-07 | Протоколи засідань педагогічної ради | 10 років ст. 14 а | ||||||
01-08 | Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради | 3 роки ст. 122 | ||||||
01-09 | Протоколи загальних зборів (конференції) трудового колективу | До ліквідації організації ст. 12 а | ||||||
01-10 | Журнал реєстрації протоколів загальних зборів (конференції) колективу | 3 роки ст. 122 | ||||||
01-11 | Стратегія розвитку закладу освіти | До ліквідації закладу, ст.149 | ||||||
01-12 | План роботи закладу освіти | 5 років ст. 157 а | ||||||
01-13 | Паспорт закладу | 1 рік ст. 541 | ||||||
01-15 | Документи (акти, доповідні записки, довідки) комплексних перевірок організації з основних (профільних) питань діяльності організації | 10 років ст.76 а | ||||||
01-16 | Журнал реєстрації звернень (пропозиції, заяви і скарги) громадян | 5 років ст. 124 | ||||||
01-17 | Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду | 5 років ст. 82 | ||||||
01-18 | Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію | 5 років ст. 124 | ||||||
01-19 | Журнал обліку перевірок, ревізій та контролю за виконанням їх рекомендацій (контрольно-візитаційний журнал) | 5 років ст. 86 | ||||||
01-20 | Журнал реєстрації вхідних документів | 3 роки ст. 122 | ||||||
01-21 | Журнал реєстрації вихідних документів | 3 роки ст. 122 | ||||||
01-22 | Журнал реєстрації внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів | 3 роки ст. 122 | ||||||
01-23 | Журнали реєстрації прийому громадян | 3 роки ст. 125 | ||||||
01-24 | Документи (свідоцтва, акти, договори) на землю, споруди, майно, на право володіння, користування, розпорядження майном | До ліквідації закладу ст. 87 | ||||||
01-25 | Навчальний план закладу освіти | До заміни новим | ||||||
02— Організація системи шкільної освіти | ||||||||
02-01 | Накази директора з руху учнів | 15 років | ||||||
02-02 | Журнал реєстрації наказів з руху учнів | 15 років | ||||||
02-03 | Документи (заяви, доповідні, довідки тощо) щодо руху учнів | 5 років ст. 44 б | ||||||
02-04 | Особові справи учнів | 3 роки1 ст. 494 б | 1Після закінчення або вибуття | |||||
02-05 | Алфавітна книга запису учнів | 10 років1 ст. 525 є | 1За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ— 75р. | |||||
02-06 | Освітні програми закладу | До заміни новими ст. 553 | ||||||
02-07 | Статистичні звіти з питань загальної середньої освіти (форми № ЗНЗ-1, № 83-РВК) | 1 рік ст. 302 | ||||||
02-08 | Документи (положення, аналітичні огляди, довідки, доповіді) з внутрішнього забезпечення якості освіти в закладі | 5 років ст. 44, 577 б | ||||||
02-09 | Розклад навчальних занять, додаткових занять з предметів, факультативів, спецкурсів, курсів за вибором учнів та графіки роботи до них | Доки не мине потреба | ||||||
02-10 | Протоколи засідань комісій про результати державної підсумкової атестації учнів та документи (учнівські роботи) атестації | 3 роки ст. 567-а | ||||||
02-11 | Класні журнали (І-ІV та V-ХІ (XII) класів) | 5 років ст. 590 | ||||||
02-12 | Журнали обліку навчальних досягнень учнів, які перебувають на індивідуальному навчанні | 5 років ст. 590 | ||||||
02-13 | Журнали планування та обліку роботи гуртка | 5 років ст. 590 | ||||||
02-14 | Журнал факультативних, додаткових занять та консультацій | 5 років ст. 590 | ||||||
02-15 | Журнал групи подовженого дня | 5 років ст. 590 | ||||||
02-16 | Журнал обліку пропущених і замінених уроків | 5 років ст. 590 | ||||||
02-17 | Книга обліку і видачі атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, Срібних і Золотих медалей | 75 років ст. 531 а | ||||||
02-18 | Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту | 75 років ст. 531 а | ||||||
02-19 | Книги обліку та видачі похвальних листів «За високі досягнення у навчанні» та похвальних грамот «За особливі досягнення у вивченні окремих предметів» | 10 років | ||||||
02-20 | Правила, положення, рекомендації зінклюзивного навчання | До заміни новими, ст. 20-б | ||||||
02-21 | Документи (заяви батьків, висновки інклюзивно-ресурсного центру тощо) щодо організації інклюзивного навчання | 5 р., ст. 44-б | ||||||
02-22 | Індивідуальна програма розвитку дитини (дітей) | До заміни новою, ст. 553-б | ||||||
02-23 | План роботи асистента вчителя | 3 р., ст. 556 | ||||||
02-24 | Журнал спостережень розвитку учнів зособливими освітніми потребами | 5 р., ст. 557 | ||||||
02-25 | Журнал обліку корекційно-розвиткової роботи | 5 р., ст. 557 | ||||||
02-26 | Книга реєстації видачі довідок | 3р., ст.122 | ||||||
03— Виховна діяльність та охорона дитинства | ||||||||
03-01 | Соціальний паспорт | До заміни новим | ||||||
03-02 | Документи (соціальні паспорти, банк даних, акти обстежень житлово-побутових умов проживання, облікові картки тощо) дітей, які потребують соціального захисту | 5 років ст. 303 | ||||||
03-03 | Документи (довідки, звіти, інформації тощо) для роботи з учнями, які проживають у сім’ях, що опинилися в складних життєвих умовах | 5 років ст. 538 б | ||||||
03-04 | Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей | 5 років ст. 44 б, ст. 303 | ||||||
03-05 | Правила, положення, регла-менти, інструкції, що стосую-ться роботи соціально-психо-логічної служби | До заміни новими, ст.20б | ||||||
03-06 | Плани роботи соціального пе-дагога та практичного пси-холога | 1р., ст. 161 | ||||||
03-07 | Документи (протоколи педаго-гічної діагностики, соціально-педагогічної діагностики, акти) консультативної роботи з учнями/вихованцями | 5р., ст. 562 | ||||||
03-08 | Журнал реєстрації індиві-дуальних та групових психологічних консультацій | 1р., ст. 634 | ||||||
03-09 | Журнал реєстрації індивідуальних та групових соціально-педагогічних консультацій | 1р., ст. 634 | ||||||
03-10 | Журнали щоденного обліку роботи соціального педагога, практичного психолога | 5р., ст. 630 | ||||||
03-11 | Документи (плани, акти, звіти, довідки, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, схильними до правопорушень, профілактики злочинності | 5 років ст. 44 б, 303 | ||||||
03-12 | Документи (копії наказів, плани заходів, інформації тощо) щодо запобігання та протидії булінгу (цькуванню) | 5 років ст. 44 б, 303 | ||||||
03-13 | Документи (повідомлення, доповідні та пояснювальні записки, копії наказів, акти, рекомендації тощо) щодо фактів булінгу (цькуванню) та їх розгляд | 5 років ст. 44 б, 303 | ||||||
03-14 | Журнал реєстрації висновків комісії щодо фактів булінгу (цькуванню) | 5 років ст. 44б, 303 | ||||||
04— Охорона праці, безпека життєдіяльності, пожежна безпека та цивільний захист | ||||||||
04-01 | Документи (акти, висновки, протоколи, заяви, листи - пояснення) з розслідування нещасних випадків | 10 років ст. 455 | ||||||
04-02 | Журнали реєстрації первинного, позапланового та цільового інструктажів з безпеки життєдіяльності здобувачів освіти | 10 років1 ст. 481 | 1Після закінчення журналу | |||||
04-03 | Журнал реєстрації осіб, що потерпіли від нещасних випадків | 45 років1 ст. 477 | 1Після закінчення журналу | |||||
04-04 | Документи (копії наказів, плани, звіти, інформації тощо) щодо основних заходів з цивільного захисту | 5 років ст. 1192 | ||||||
04-05 | Журнал протоколів перевірки знань з питань охорони праці | |||||||
04-06 | Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та пожежної безпеки | 10 років1 ст. 481 | 1Після закінчення журналу | |||||
04-07 | Акти перевірок, акти-дозволи, приписи з безпеки життєдіяльності, протипожежної та техногенної безпеки, охорони праці документи (довідки, доповідні записки, звіти) про їх виконання | 5 років ст. 434, 437, 451 | ||||||
04-08 | Інструкції з охорони праці, пожежної безпеки, безпеки життєдіяльності | 5 років | ||||||
04-09 | Журнали реєстрації та обліку видачі інструкцій з охорони праці, пожежної безпеки, безпеки життєдіяльності | 10 років1 ст. 481, 482 | 1Після закінчення журналу | |||||
04-10 | Документи з охорони праці, пожежної безпеки | 5 років ст. 436 | ||||||
04-11 | Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань техногенної безпеки | 5 років ст. 436 | ||||||
04-12 | Журнал реєстрації посвідчень про функціональне навчання у сфері цивільного захисту і пожежної безпеки | 5 років ст. 436 | ||||||
04-13 | Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці | 5 років ст. 436 | ||||||
05— Адміністративно-господарська діяльність | ||||||||
05-01 | Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року | 5 років | ||||||
05-02 | Документи (звіти, інформації, журнал) щодо споживання електроенергії, опалення, водопостачання, обліку енергоносіїв | 5 років ст. 1877, 1886,121 в | ||||||
05-03 | Інвентарні списки основних засобів навчання, матеріальних активів, малоцінного майна | 3 роки ст. 599 | ||||||
05-04 | Акти інвентаризації матеріальних активів, малоцінного майна, основних засобів | 3 роки ст. 345 | ||||||
05-05 | Акти приходу інвентарю, матеріальних цінностей | 3 роки ст. 3363, 1013 | ||||||
05-06 | Інвентарні книги бібліотечного фонду | До ліквідації бібліотеки ст. 805 | ||||||
05-07 | Документи з питань публічних закупівень. | 10 років | ||||||
05-08 | Журнал реєстрації договорів | 5 років | ||||||
05-09 | Журнал реєстрації протоколів | 5 років | ||||||
06— Кадрові питання | ||||||||
06-01 | Накази керівника з кадрових питань тривалого зберігання | 75 років ст. 16 б | ||||||
06-02 | Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого зберігання | 75 років ст. 121 б | ||||||
06-03 | Накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням) | 5 років ст. 16 б | ||||||
06-04 | Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) тимчасового строку зберігання | 5 років ст. 121 в | ||||||
06-05 | Накази директора з адміністративно-господарських питань | 5 років ст. 16-в | ||||||
06-06 | Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань | 5 років ст. 121 в | ||||||
06-07 | Штатний розпис | 75 років ст. 37 а | ||||||
06-08 | Тарифікаційні списки | 25 років ст. 415 | ||||||
06-09 | Посадові та робочі інструкції працівників | 5 років ст. 43 | ||||||
06-10 | Журнал реєстрації видачі посадових та робочих інструкцій працівникам | 5 років ст. 43 | ||||||
06-11 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників | 75 роківст.493 в | ||||||
06-12 | Журнал обліку руху трудових книжок і вкладок до них | 50 років ст. 530 а | ||||||
06-13 | Документи (журнали обліку, картотеки, списки, звіти, списки військовозобов’язаних і призовників, картотеки, картки обліку військовозобов’язаних і призовників, ) з питань ведення обліку військовозобов’язаних і призовників з числа працівників | 1 рік ст. 669 | ||||||
06-14 | Протоколи засідань атестаційної комісії | 10 років ст. 14 а | ||||||
06-15 | Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії | 3 роки ст. 122 | ||||||
06-16 | Журнал реєстрації видачі атестаційних листів | 3 роки ст. 122 | ||||||
06-17 | Перспективний план атестації та підвищення кваліфікації педагогічних кадрів | 5 років ст. 537 | ||||||
06-18 | Журнал реєстрації свідоцтв про підвищення кваліфікації педагогічних працівників | |||||||
07 – Медичне обслуговування | ||||||||
07-01 | Журнал обліку профілактич-них щеплень учнів/вихованців | 3р., ст.745 | ||||||
07-02 | Журнал реєстрації медичної допомоги, яка надається на заняттях фізичної культури і спортивних заходах | 3р., ст.704 | ||||||
07-03 | Амбулаторний журнал | 3р., ст.745 | ||||||
07-04 | Журнал обліку проходження медичного огляду працівни-ками ліцею | 3р., ст.745 | ||||||
07-05 | Документи (плани, довідки, картки, списки) про періодичні медичні огляди учнів/вихованців | 3р., ст.707 | ||||||
07-06 | Журнал реєстрації вимірювання артеріального тиску. | 3р., ст.745 | ||||||
07-07 | Журнал реєстрації огляду на педикульоз. | 3р., ст.745 | ||||||
07-08 | Журнал реєстрації інфекційних захворювань. | 3р., ст.745 | ||||||
07-09 | Медична картка дитини | 5 років ст. 722-а | ||||||
07-10 | Журнал медичного контролю за уроками фізкультури | 5 років ст. 722-а | ||||||
08 - Бухгалтерія | ||||||||
08-01 | Кошториси з бюджету,розрахунки до них | 10 років Ст.193-а | ||||||
08-02 | Річний бухгалтерський звіт | До ліквідації організації Ст.311-б | ||||||
08-03 | Квартальний бухгалтерський звіт | 3 роки Ст.311 в | ||||||
08-04 | Місячний бухгалтерський звіт | 1 рік Ст.311-г | ||||||
08-05 | Квартальні звіти до податкової інспекції | До ліквідації організації Ст.311-в | ||||||
08-06 | Річні статистичні звіти з основного виду діяльності центру (ф1-ПВ, 4-МТП,11-ЄР,№2-інвестиції) | До ліквідації організації | ||||||
08-07 | Квартальні статистичні звіти з основного виду діяльності центру (ф1-ПВ,№1-послуги,№2-інвестиції) | 3 роки Ст 302-г | ||||||
08-08 | Місячні статистичні звіти з основного виду діяльності центру (ф1-ПВ, 4-МТП) | 1 рік ст.302-г | ||||||
08-09 | Звіт про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообовязкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообовязкове соціальне страхування (персоніфікований облік) | 75 років ст.678 | ||||||
08-10 | Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи,ордери, повідомлення банків і переказні вимоги,виписки банків, корінці квитанцій, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти,тощо) | 3 роки Ст.336 | ||||||
08-11 | Головна книга | 3 роки ст.351 | ||||||
08-12 | Журнали - меморіальні ордери | 3 роки ст.351 | ||||||
08-13 | Оборотні відомості | 3 роки ст.351 | ||||||
08-14 | Інвентарні картки | 3 роки ст.351 | ||||||
08-15 | Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентаризаційні списки, акти, порівнювальні відомості) про інвентаризацію основних засобів, матеріальних цінностей тощо | 3 р. ст. 345 | ||||||
08-16 | Документи (протоколи, акти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів | До ліквідації організації Ст.343 | ||||||
08-17 | Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, оплату листків непрацездатності з фонду соцстрахування, ПФУ | 3 роки ст. 320 | ||||||
08-18 | Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунками з організаціями | 3 роки ст. 324 | ||||||
08-19 | Господарські договори | 3 роки ст. 330 | ||||||
08-20 | Табель обліку використання робочого часу | 1 рік ст.408 | ||||||
08-21 | Особові рахунки по зарабітній платі | 75 років ст. 317-а | ||||||
08-22 | Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяльності | 5 років ст. 341 | ||||||
08-23 | Картки аналітичного обліку | 3 роки ст. 352-г | ||||||
08-24 | Номенклатура справ фінансово-бухгалтерської роботи | 3 роки ст. 112-в | ||||||
09— Архів | ||||||||
09-01 | Зведена номенклатура справ закладу | 5 р. після заміни новою та за умови складення зведених описів справ ст. 112 а | ||||||
09-02 | Описи справ тривалого зберігання (понад 10 років) | 3 роки ст. 137б | ||||||
09-03 | Описи справ з особового складу | 3 роки ст. 137 | ||||||
09-04 | Протоколи засідань експертної комісії | 10 років ст. 14 а | ||||||
09-05 | Акти про вилучення документів для знищення, про невиправні пошкодження документів | До ліквідації організації ст. 130 | ||||||
Секретар ліцею | ______________ (підпис) | Надія ХОМЕНЮК | ||||||
___ ____________ 20___ року |